Gegevensbescherming

Gegevens functionaris voor gegevensbescherming gemeente en OCMW Brakel

Francis Deboeverie

Marktplein 1, 9660 Brakel

francis.deboeverie@brakel.be

055 43 17 57

Privacyverklaring van gemeentebestuur Brakel

Gemeentebestuur Brakel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij ermee omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gemeente Brakel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Gemeentebestuur Brakel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens van de gegevensbeschermingsambtenaar:

• Gemeentebestuur Brakel
  Marktplein 1
  9660 Brakel
  francis.deboeverie@brakel.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Gemeentebestuur Brakel verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Gemeentebestuur Brakel;
• om de dienstverlening waarvoor werd ingeschreven te kunnen verzekeren;
• om nieuwsbrieven en uitnodigingen te kunnen versturen, mits voorafgaande intekening via een schriftelijk of digitaal intekenformulier;
• het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• voor het bijhouden van een persoonlijke leengeschiedenis bij Bibliotheek Brakel (na voorafgaande toestemming en op elk moment opzegbaar, hetzij mondeling hetzij via mijnbibliotheek.be);
• voor het aanmaken van abonnementen bij zwembad Brakel.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: pasfoto, naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;
• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer;
• rijksregisternummer;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, online bibliotheekdiensten via de
  koepelorganisatie Cultuurconnect, …);
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn
Gemeentebestuur Brakel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Persoonsgegevens worden na actieve beëindiging van een lidmaatschap meteen verwijderd en na passieve stopzetting niet langer dan vijf jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende
maatregelen genomen;

•  Alle personen die namens Gemeentebestuur Brakel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn
  gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
  technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement
Gemeentebestuur Brakel kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging maken op onze website.

Verstrekking aan derden

Communicatie via WhatsApp

Gemeentebestuur Brakel gebruikt WhatsApp op twee manieren: je kan er zelf vragen stellen aan onze digitale assistent, én je kan je inschrijven om berichten te ontvangen over thema's die je zelf kiest.

Vragen stellen aan de digitale assistent
Wanneer je ons een bericht stuurt, verwerken we je telefoonnummer, je WhatsApp-profielnaam en de inhoud van het gesprek (inclusief foto's of documenten die je zelf verstuurt). Je vraag wordt beantwoord door een geautomatiseerde assistent (AI); waar nodig neemt een medewerker over. Rechtsgrond: de vervulling van onze taak van algemeen belang (art. 6.1.e AVG).

Berichten over thema's die je kiest
Je kan je inschrijven om via WhatsApp op de hoogte te blijven van thema's zoals wegenwerken, afvalophaling, evenementen, dringende meldingen en andere. We verwerken hiervoor je telefoonnummer, je profielnaam, de thema's die je koos en — enkel als je die zelf opgeeft — je straat of deelgemeente, om je berichten te kunnen sturen die voor jouw buurt relevant zijn. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG). We registreren wanneer en hoe je die toestemming gaf, zodat we dit kunnen aantonen.

Je toestemming is volledig vrij. Je bent nooit verplicht je in te schrijven om onze dienstverlening te krijgen, en je kan ze op elk moment intrekken zonder gevolgen. Je vraag stellen via WhatsApp betekent niet dat je ingeschreven bent op thema-berichten; daarvoor kies je uitdrukkelijk zelf.

Uitzondering: bij een noodsituatie of dringend gevaar (bv. een waterlek, een evacuatie) kunnen we je ook zonder voorafgaande toestemming contacteren, op grond van het algemeen belang of de bescherming van vitale belangen (art. 6.1.d en 6.1.e AVG).

Wie verwerkt deze gegevens? Het gesprek verloopt via WhatsApp, een dienst van Meta Platforms Ireland Ltd. De technische verwerking gebeurt door onze verwerker Get In Touch, waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten. Op je gebruik van WhatsApp zelf is ook het privacybeleid van Meta van toepassing.

Je kan steeds uitschrijven door ‘STOP’ te sturen om alle berichten stop te zetten. Zie hieronder onder "Bewaartermijn" wat er dan met je gegevens gebeurt.

Bewaartermijnen  (indicatief - te valideren)